政企會議室預定系統通過信息化的手段來管理會議室

　　目前互聯網+和人工智能概念火熱，各智能軟件勢必也受其影響發展迅速，會議室預定系統領域必然會迎來翻天覆地變化，以往簡單通過人力管理、預定會議室的方式將逐漸被取代。一個完整的會議室預定系統能提供訪客管理、預定會議、移動工位、桌子安排、會議室預定所需設備和各種資源。

　　會議預約系統是什么樣的系統?

　　會議預約系統是一個由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統。現在很多的企業都在開展智能化辦公環境，尤其是像會議室預定這樣的操作，都會借助到一會議預約管理系統來進行操作，解決會議時間沖突問題。除此之外，會議預約系統還提供會議室預約信息共享平臺，方便了解會議室占用情況。

　　1.會前預定

　　開會前需要提前在預定會議室，可以通過手機微信、企業微信、釘釘以及pc等終端查看會議室各個時段的預定狀態，快速找到空閑的時間段進行預定，同時可通過會議室設備、容納人數、可用時段等條件快速檢索會議室進行快速預定。

　　默認情況下，輸入主題、會議日期、會議時間、選擇參會人(可選)、會議服務項(如：茶水服務、視頻會議等--可選)即可完成預定。政企會議室預定系統支持同時預定多個會議室，如果一個會議需要使用多個會議室，只需要選擇多個會議室即可。

　　2.會前通知

　　通知參會人：預定成功系統會通過發送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會人，會前15-30分內會再次發消息給參會人提醒參會

　　通知會議服務人員：如果選擇了服務項，系統會發送發送微信消息或者釘釘消息或者郵件給會議服務人員，以便服務人員提前準備好會場。

　　會議取消通知：如果主持人因故取消了會議，系統會通過發送微信消息或者釘釘消息或者郵件給參會人以及服務人員。

　　3.會議展示

　　政企會議室預定系統支持安卓顯示屏對會議信息進行展示，提供可視化展示界面的制作，可以在信息屏上展示：當前會議、待開始的會議列表、圖片輪播、滾動字幕、時鐘等信息，同時支持一個屏幕劃分多個區域顯示多個會議室的會議信息;支持直接在信息屏上預約會議室。

　　4.會議簽到/簽退

　　支持多種簽到/簽退方式： 1)直接在手機點擊簽到簽退按鈕 2)可通過手機掃碼進行簽到簽退 3)可以在信息展示屏上點擊簽到/簽退按鈕。

　　對于參會人的簽到有相應統計，可方便查看誰沒有來參會。

　　5.與門禁集成

　　如果需要控制會議室的門只有預定人才能開門，政企會議室預定系統提供了掃碼開門的方式，只有成功預定了會議室并且在會前30分鐘到會后30分鐘內才能掃碼開門。

　　6.與第三方系統集成

　　會議室預訂系統采用開放式平臺，可以和很多第三方系統對接，比如釘釘，企業微信，OUTLOOK,、ERP和門禁系統等。

　　7.會中通知

　　會議結束前15分鐘，提醒與會人員會議即將結束，以便提醒會議主持者是否需要延長會議，如果要延遲，需要在系統里面進行續約。

　　可通過系統實時發送消息給服務人員，以便人員能及時進行服務，比如呼叫茶水服務等。

　　8.統計分析

　　提供會議室預約次數、預約時長、某個時間段內使用率的統計，可以通過這些統計方便了解會議室的使用情況。

　　提供用戶取消次數的統計，方便了解哪些用戶經常預約了會議室但又不使用的情況，并可以對這些用戶在指定時間內不可預約。

　　政企會議室預定系統能合理分配各種預定需求，把原本繁瑣，耗費大量人力資源的事務性工作簡單化，把線下工作線上完成，提高了員工之間的協作水平，對于企業來說，這樣的內部效率的提高必然可以帶來效益的增加。想了解更多會議預約系統功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會議預約管理解決方案。